Politique de confidentialité

1. Qui est responsable de vos données ?

Chaque internat qui utilise Inboards est responsable du traitement des données de ses résidents, de leurs familles et de son personnel. C'est lui qui décide quelles données sont collectées et à quelles fins.

SyneStudio édite la plateforme et agit comme sous-traitant (article 28 du RGPD) : il traite les données uniquement sur instruction de l'internat, dans le cadre d'un contrat, et ne les utilise jamais pour son propre compte.

Pour toute question sur vos données, adressez-vous d'abord à la direction de votre internat.

2. Quelles données ?

Selon votre rôle (résident, parent, membre du personnel, candidat), l'internat peut traiter :

• identité et coordonnées : nom, prénom, date de naissance, e-mail, téléphone, adresse, photo ;
• vie à l'internat : chambre, présences et appels, sorties, repas, activités, suivi éducatif ;
• santé et alimentation : régimes, allergies, fiche médicale, traitements et prises de médicaments (données sensibles, accès strictement limité) ;
• documents : pièce d'identité ou titre de séjour, autorisations signées ;
• données financières : pensions, factures, paiements, payeur désigné ;
• données techniques : journaux de connexion et d'actions, horodatage et adresse IP lors d'une signature.

3. Pourquoi et sur quelle base ?

• organiser l'hébergement, l'encadrement et les repas des résidents : exécution du contrat d'inscription et intérêt légitime de l'internat ;
• protéger la santé et la sécurité des résidents (allergies, urgences, médicaments, évacuation) : sauvegarde des intérêts vitaux et consentement explicite pour les données de santé ;
• facturer et tenir la comptabilité : exécution du contrat et obligations légales comptables ;
• informer les résidents et les familles : exécution du contrat et intérêt légitime ;
• analyser une demande d'inscription : mesures précontractuelles et consentement donné dans le formulaire ;
• sécuriser la plateforme (journaux, double authentification) : intérêt légitime et obligation de sécurité.

4. Qui y a accès ?

Au sein de l'internat, chaque membre du personnel n'accède qu'aux données nécessaires à sa fonction (permissions par rôle ; par exemple, la cuisine voit les allergies mais pas le dossier médical). Les données de chaque internat sont strictement isolées de celles des autres internats.

Les parents accèdent aux informations de leur enfant mineur. Un résident majeur décide lui-même de l'accès de ses parents.

Prestataires techniques (sous-traitants ultérieurs), liés par contrat et par le RGPD :

• Supabase : base de données, authentification et fichiers, hébergés dans l'Union européenne (Francfort, Allemagne) ;
• Vercel : hébergement de l'application, exécutée dans l'Union européenne (Francfort) ; société américaine adhérant au cadre de protection des données UE–États-Unis ;
• Resend : envoi des e-mails de notification.

5. Combien de temps ?

Les données sont conservées pendant la scolarité à l'internat, puis archivées et supprimées automatiquement après une durée fixée par chaque internat. Les données médicales sont supprimées en premier ; les pièces comptables sont conservées 7 ans, comme l'impose la loi. Une demande d'inscription non retenue est supprimée selon la durée définie par l'internat.

6. Sécurité

Connexions chiffrées, hébergement européen, cloisonnement des données par internat contrôlé directement dans la base de données, double authentification obligatoire pour les rôles sensibles, journal des actions et des consultations des fiches d'urgence.

7. Vos droits

Vous pouvez demander l'accès à vos données, leur rectification, leur effacement, la limitation du traitement, leur portabilité, vous opposer à un traitement fondé sur l'intérêt légitime et retirer à tout moment un consentement donné. Adressez votre demande à la direction de votre internat, qui y répond dans un délai d'un mois.

Vous pouvez aussi introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données, rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles — www.autoriteprotectiondonnees.be.

8. Cookies

Inboards n'utilise que des cookies strictement nécessaires : maintien de la connexion et choix de la langue. Aucun cookie publicitaire ni de mesure d'audience.

9. Modifications

Cette politique peut évoluer ; la date de dernière mise à jour figure en haut de la page.